SC057 / Scenario di progetto esemplificativo
Progettare gli scomparti della posta per reparti che possono cambiare
Questo scenario illustrativo per uno smistatore di posta considera i cambiamenti dei reparti, le buste di grande formato e la relazione tra uno scomparto fisico e la sua etichetta di instradamento sostituibile.
La situazione del progetto
Si immagini un ufficio che acquista un nuovo casellario per la posta cartacea interna. Alcuni team ricevono buste ordinarie, mentre altri condividono cartelle documentali più grandi. I reparti possono inoltre fondersi o cambiare nome. Un casellario organizzato in base all'attuale organigramma lascerebbe all'acquirente la decisione su quanta parte di quella struttura incorporare nel prodotto.
A monte e a valle
Dipendenza a monte
La specifica richiederebbe i formati postali rappresentativi e la routine di smistamento prevista, utilizzando riferimenti fittizi anziché informazioni sui dipendenti. Un produttore indipendente dovrebbe sapere se si prevede che cambino le posizioni degli scomparti, le disposizioni dei divisori o soltanto le etichette.
Dipendenza a valle
Il responsabile della sala posta dovrebbe comunicare le modifiche di instradamento al personale che ritira gli articoli. In caso contrario, un reparto rinominato potrebbe avere una nuova etichetta corretta, mentre le vecchie istruzioni continuerebbero a indirizzare le persone verso uno scomparto precedente o verso il punto di deposito per la posta eccedente.
Come UCHANGE potrebbe coordinare il lavoro
Mappare la posta ordinaria ed eccezionale
UCHANGE potrebbe aiutare l'acquirente a separare le buste di routine dai formati che richiedono uno spazio di deposito diverso. L'acquirente deciderebbe se tali eccezioni appartengono al casellario o a un punto chiaramente referenziato e gestito dalla sala posta.
Confrontare i metodi di riassegnazione
Produttori indipendenti potrebbero offrire un campione con scomparti fissi e una disposizione regolabile. Chi effettua la revisione simulerebbe una fusione di reparti utilizzando nomi fittizi, registrando quanti interventi fisici e quanti aggiornamenti delle istruzioni ciascuna soluzione richiederebbe prima che la posta possa essere nuovamente smistata.
Collegare le etichette al registro di instradamento
UCHANGE potrebbe documentare i riferimenti agli scomparti accettati e il formato delle etichette. L'acquirente indicherebbe chi aggiorna il registro di instradamento, sostituisce le etichette visibili e rimuove le istruzioni obsolete, in modo che l'acquisto di un casellario flessibile sia supportato da un processo di manutenzione attuabile.
La decisione importante
Il compromesso da risolvere
Gli scomparti fissi offrirebbero una mappa fisica stabile, ma potrebbero lasciare spazi non uniformi quando i reparti cambiano. I divisori regolabili potrebbero adattarsi a formati postali diversi, rendendo però i riferimenti alle posizioni meno stabili. L'acquirente sceglierebbe quale forma di cambiamento sia più facile da gestire per la sala posta.
Cosa esaminare prima di procedere
- Posizionamento dei formati
- Smistare buste e cartelle vuote rappresentative nel campione e confermare come identificare gli articoli fuori dal formato normale.
- Riassegnazione dei reparti
- Esaminare una modifica di instradamento simulata, dalla sostituzione dell'etichetta fino alle istruzioni di ritiro, verificando che il vecchio riferimento non sia più attivo.
- Vista del ritiro
- Chiedere a una persona non familiare con la disposizione di trovare un reparto fittizio e la sua posizione per la posta eccezionale utilizzando soltanto le informazioni visibili proposte.
Cosa diventa chiaro
Un casellario modificabile richiede un registro di instradamento modificabile. La flessibilità fisica avrebbe valore limitato se l'acquirente non potesse mantenere le istruzioni di ritiro allineate alla disposizione attuale.
Domande per le tue specifiche di progetto
- Quali formati postali appartengono a uno spazio per le eccezioni?
- I cambiamenti dei reparti richiederebbero nuove dimensioni degli scomparti o soltanto nuove etichette?
- Chi rimuoverebbe le istruzioni di instradamento obsolete dopo una riassegnazione?
Menziona SC057 se questo scenario aiuta a spiegare i tuoi requisiti.