SC054 / Scenario di progetto esemplificativo
Mantenere visibili le etichette delle scatole d'archivio nell'orientamento di archiviazione scelto
Questo scenario illustrativo relativo a una scatola per documenti collega il raggruppamento documentale, l'orientamento sullo scaffale e i riferimenti sul dorso sostituibili prima che l'acquirente selezioni la costruzione della scatola.
La situazione del progetto
Si immagini un ambiente lavorativo che sposta cartelle cartacee di progetto in una sala archivio comune. Attualmente i diversi team scrivono i riferimenti sul lato della scatola più comodo. Una nuova scatola potrebbe apparire uniforme e lasciare comunque il riferimento nascosto sullo scaffale. La decisione centrale riguarda come la scatola verrebbe archiviata, aperta ed etichettata nuovamente.
A monte e a valle
Dipendenza a monte
L'acquirente dovrebbe fornire formati di cartelle rappresentativi, un metodo di raggruppamento proposto e la disposizione di archiviazione. Un produttore indipendente potrebbe quindi proporre una scatola e un'area etichetta. La politica di conservazione dei documenti resterebbe fuori da questo brief di prodotto e di competenza dell'acquirente.
Dipendenza a valle
Il personale che recupera i documenti dipenderebbe dalla corrispondenza tra il riferimento visibile e il gruppo di cartelle interno. Quando una scatola venisse riassegnata, l'etichetta precedente richiederebbe un metodo chiaro di rimozione o sostituzione, così che riferimenti obsoleti non restassero in circolazione.
Come UCHANGE potrebbe coordinare il lavoro
Scegliere il riferimento rivolto allo scaffale
UCHANGE potrebbe aiutare l'acquirente a confrontare i possibili orientamenti di archiviazione usando un campione non stampato. I revisori identificherebbero il lato visibile dalla posizione di lavoro e deciderebbero quale informazione debba trovarsi lì prima di discutere grafica decorativa o trattamento del marchio.
Collegare l'apertura all'archiviazione
Il produttore indipendente potrebbe preparare un campione intorno alla disposizione selezionata delle cartelle. Il personale rimuoverebbe una cartella, la riporrebbe e sistemerebbe la scatola. Ogni necessità di ruotare o svuotare la scatola diventerebbe un'osservazione esplicita della revisione.
Definire la riassegnazione prima dell'ordine
UCHANGE potrebbe coordinare una prova dell'etichetta con il responsabile dell'archiviazione dell'acquirente. Il registro approvato spiegherebbe dove compaiono i nuovi riferimenti, come vengono rimossi quelli precedenti e se le scatole di ricambio arrivano senza identificativi o con identificativi già applicati e approvati dall'acquirente.
La decisione importante
Il compromesso da risolvere
Un'area etichetta prestampata potrebbe produrre uno schema di archiviazione uniforme, ma limitare il modo in cui i team descrivono documenti insoliti. Un inserto sostituibile non compilato accoglierebbe riferimenti diversi, ma dipenderebbe dalla disciplina locale di formattazione. L'acquirente deciderebbe quali campi debbano essere condivisi e quali possano restare flessibili.
Cosa esaminare prima di procedere
- Visibilità sullo scaffale
- Esaminare l'etichetta dalla posizione proposta di recupero con le scatole vicine presenti, registrando quali informazioni restano visibili nell'uso normale.
- Accesso alle cartelle
- Usare cartelle rappresentative per esaminare la sequenza di apertura e identificare eventuali disposizioni che richiedono la rimozione di documenti non correlati.
- Chiarezza della nuova etichettatura
- Riassegnare una scatola campione usando il processo proposto e chiedere a un altro revisore di identificare il riferimento attuale senza spiegazioni aggiuntive.
Cosa diventa chiaro
L'etichetta deve seguire la routine di recupero. Selezionare una scatola prima di decidere il suo orientamento sullo scaffale lascerebbe sia la grafica sia il processo di archiviazione esposti a revisioni.
Domande per le tue specifiche di progetto
- Quale lato della scatola resterebbe visibile nella disposizione di archiviazione prevista?
- Quali informazioni deve leggere una persona prima di rimuovere una scatola?
- Come sostituirebbe il personale i riferimenti quando la scatola viene riassegnata?
Menziona SC054 se questo scenario aiuta a spiegare i tuoi requisiti.